Bedrijven
Checklist bedrijfsverhuizing

Checklist bedrijfsverhuizing

Bij een bedrijfsverhuizing komen veel aspecten om de hoek kijken. Het is daarom belangrijk deze verhuizing goed voor te bereiden. Stel binnen het bedrijf een verantwoordelijke aan of creëer een groep die het project op zich neemt. Stel een budget vast en breng in kaart welke abonnementen overgezet dienen te worden. Het is aan te raden om bij het inpakken een stickersysteem op te zetten, denk hierbij aan stickers aangaande de bestemming, de inhoud van de verhuisdozen, of iets blijft, of dat iets juist weg moet.

De juiste taakverdeling

Elk project staat of valt met de juiste taakverdeling, kijk goed welke hulp er ingeschakeld dient te worden. Ter overweging hierbij zijn een verhuizer, inclusief bijbehorend materiaal, welke de verhuizing uitvoert. Een aannemer, aangezien er vaak verbouwingen en reparaties uitgevoerd moeten worden. Bij een groot project is het overwegen waard om de expertise van een architect in te schakelen, hierdoor verloopt het indelen en inrichten van de nieuwe locatie soepel. Daarnaast is er ook gebruik te maken van specialisatie van kantoorinrichters, deze kunnen adviseren aangaande indeling en eventueel nieuw kantoor meubilair. Bij een grote verhuizing, waar veel personen bij gemoeid zijn, is het van belang de communicatie helder te laten verlopen. Er kan bijvoorbeeld per afdeling verhuist worden, licht hierbij iedereen in over de taken met betrekking tot persoonlijke artikelen.

Inrichting nieuwe locatie

Om de bedrijfsverhuizing zo efficiënt mogelijk te laten verlopen is het van belang een inrichtingsplan op te stellen. Het maken van een plattegrond van de nieuwe bedrijfsruimte helpt om van te voren een duidelijke indeling te maken. Hierbij kan aanvullend een inrichtingsplan opgesteld worden. Stel naast een budget voor de verhuizing zelf, ook een budget op voor aanpassingen in het gereedmaken van de nieuwe locatie. Hierin helpt het opstellen van een inventarisering: welke spullen worden er verhuist, aangeschaft, weggegooid of achtergelaten. Bestel reeds op tijd de stoffering voor de nieuwe locatie, denk hierbij aan nieuwe vloer- wand- en raambekleding. Zorg op de dag van de verhuizing voor een centrale verzamellocatie van de te verhuizen goederen, dit scheelt in tijd en daarmee in geld. Zie er daarnaast op toe dat er genoeg eten en drinken aanwezig is voor alle aanwezigen.

Vergeet ook niet…

Voordat de daadwerkelijke verhuizing plaatsvindt, is het nog belangrijk om naar de volgende zaken te kijken. Voorzie stakeholders (vooral de klantenkring) van een adreswijziging en pas het adres op eigen uitingen aan. Neem alle oude sleutels in. Pas de bedrijfsgegevens aan bij de Kamer van Koophandel en geef de locatie wijzing door bij de Belastingdienst. Licht tot slot de nieuwe en huidige buren in over mogelijke overlast op de verhuisdatum.

Na de verhuizing

Wanneer de verhuizing eenmaal heeft plaatsgevonden zal het voor velen even wennen zijn aan de nieuwe locatie. Het is daarom handig op de eerste werkdag borden aan te brengen met daarop de route aangegeven. Stel duidelijke regels op over eventuele personalisering van de individuele werkplekken, zo wordt voorkomen dat de de nieuwe locatie binnen de kortste keren onoverzichtelijk wordt. Uiteraard is de verhuizing uiteindelijk een feestelijke gelegenheid, wijdt de nieuwe locatie in met een officiële opening.

0